Cómo implementar la Gestión por Procesos para la Transformación Digital y no morir en el Intento

La Transformación Digital de Negocios es una reestructuración de “la estrategia de la empresa y de su forma de operar, es decir, su Modelo de Negocio”, donde la integración tecnológica genera mejoras disruptivas, y no la terrible y costosa subutilización de la tecnología.

Uno de los resultados clave –no único, pero clave- de la Transformación Digital de Negocios es la generación de nuevos “motores o ciclos de monetización”, cómo es, por ejemplo:

“Diseñar e implementar un Modelo de Operación a Procesos Ágiles y en Mejora Continua” que sirva como laboratorio-escuela para replicar el modelo a otras unidades de negocio, y ganar por ello, ya sea como una franquicia, o la venta o renta del Know-how de la empresa, con sus respectivos contratos de licenciamiento, entonces tu facturación integra otra línea de negocio o monetización, por “enseñar y compartir” su Modelo de Operación a Procesos.

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Muchas empresas adquieren tecnología, infraestructura, sistemas informáticos y aplicaciones que son, excelentes herramientas, pero que terminan siendo desperdiciadas hasta en un 80% de su valor.

Empresas que -por mejorar y entrar en el mundo de la Digitalización-, adquieren modernos y costosos sistemas, y terminan duplicando el trabajo de sus empleados, que no dejan de utilizar sus propias herramientas, como Excel, por ejemplo, para llevar sus controles y registros, además de luchar contra el nuevo sistema.

Muchas de estas empresas, cuentan con personal que lucha con problemas día a día, colaboradores capaces, comprometidos, competentes, preparados; quienes van acumulando un alto desgaste: en sus relaciones, en su salud y en su golpeado sentido de pertenencia hacia la empresa; van perdiendo el gusto, el afán y el compromiso por su trabajo y por las instituciones que usan sus servicios laborales profesionales, como resultado de la falta de definición, estructura, organización, comunicación y si, muchas veces por la falta de una buena dirección

Tal vez hayas trabajado en una empresa que reflejaba alguno de estos síntomas:

• Entregas o recibo de mercancías con retraso por una mala programación
• Errores de confusión en la entrega o recepción de suministros
• Artículos y materiales devueltos por departamentos al NO estar correctamente procesados
• Empleados en problemas al utilizar nuevas tecnologías o herramientas
• Espacio de almacén reducido, con materiales sin movimiento o dañados
• Equipo de Protección Personal mal utilizado, incluso NO utilizado
• Brotes, accidentes menores y enfermedades no reportadas oportunamente
• Procedimientos, protocolos o mínimos de servicio no seguidos correctamente
• Rotación de Personal que se va por pequeños márgenes de salario
• Colaboradores que “pasan la papa”, con responsabilidades inciertas que producen conflictos

Cuando les preguntas, ¿Qué necesitan para corregir o mejorar su operación, su negocio? Y muchos gerentes aclaman: “¡Más dinero, más gente, más espacio, más recursos!”

Posteriormente, se reúnen, comparten ideas, que principalmente se centran en quejas y problemas, buscan la solución en Tecnologías Emergentes de la Transformación Digital, tales como:

• Machine Learning
• Robotic Process Automation
• Inteligencia Artificial
• Inteligencia de Negocios
• 3 D Printing
• Data Cience, Data Management

Y, en el mejor de los casos adquieren sistemas informáticos, tecnología, más recursos o bien, terminan “echándole más ganitas”, pero sin un Programa Estratégico que alinee la operación a los objetivos estratégicos y de control de las empresas.

Estos síntomas que te he citado, son de un estudio de 1944, que cita Mark Graban en un libro reciente que propone un Modelo de Mejora Continua muy efectivo para el Sector Salud, tan exigido en estos días.

Imagínate, han pasado casi 80 años y siguen vigentes muchos de estos síntomas.

Diseño e Implementación de Procesos ágiles que impulsen las iniciativas de la Transformación Digital de las Empresas, es nuestra propuesta, por medio de un modelo que toma como materia prima tus necesidades, define y aclara tus objetivos, y diseña un modelo de procesos bajo las mejores prácticas de la gestión moderna, que se mantiene dinámico y controlado, con genuina mejora continua para responder a las exigencias del cambio y de la transformación digital.

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Me compartieron una imagen que refleja mucho esta situación, cuando las empresas quieren la Transformación Digital de Negocios o la adquisición de una Tecnología Emergente. 

Pero, cuando les preguntas si tienen -al menos-, dos componentes clave:

• Su estrategia actualizada, bien comunicada y desplegada correctamente
• Procesos ágiles y en mejora continua para adaptarse a nuevos requerimientos

Entonces, la respuesta es.

Es como cuando hace más de 20 años, muchos empresarios creían que, por contratar un Ingeniero o un Abogado, ya tendrían Calidad, Procesos o Gestión Leal.

Cabe señalar, que la visión de un líder, de un empresario que persigue la Transformación Digital o algunas iniciativas de Digitalización, para eventualmente implementar un Modelo de Negocio sostenido por una estrategia tecnológica, es algo notable y, es el inicio de este proceso de transformación.

Empresarios que tienen la visión estratégica para competir de manera innovadora y que quieren llegar a ese escenario lo más rápido posible. Es decir, porque lo quieren, como un impulsor.

O bien, el lado oscuro que les presenta la necesidad de implementar una estrategia para lograr un Programa o Proyecto que contenga tecnología o mejores prácticas para la Transformación Digital de Negocios. O, ya no digamos tanto, sino estructurar sus empresas para recobrar el control, el crecimiento epiléptico, o la eliminación de despilfarros evidentes o los peores, los que no son visibles fácilmente. Es decir, porque lo necesitan, para controlar la operación.

Empresas que para firmar contratos comerciales requieren cumplir con estándares como pueden ser algunos de la Serie ISO, o C-TPAT, o de inocuidad o una calificadora de riesgos, estándares de marca o cualquier auditoría de un Órgano Regulador.

O bien, otro de los casos: porque es evidente que algunas personas ya tienen un negocio oscuro dentro de tu negocio. Dinero que pasa por tu negocio, pero no se refleja en tus cuentas.

Las razones pueden ser muchas y variadas, un hecho es que, la estructura y la organización, son dos impulsores de las empresas que quieren mantenerse, competir, crecer, adaptarse y crear innovadoras propuestas de valor para su mercado, en un entorno, que actualmente la competencia con la tecnología: ha crecido, y en pandemia, su salto de crecimiento, ha sido disruptivo, de ratio alto, o cuántico, es decir, dio un brinco exponencial.

Sin embargo, hoy, más de 9 de cada 10 empresas, están en la lona, manteniéndose como pueden, dando tumbos para seguir compitiendo, de puntitas para poder respirar.

La demanda de algunos productos y servicios, ha bajado, otra ha desaparecido. Pocos productos y/o servicios han aumentado su demanda, por ejemplo, el uso de plataformas digitales para comunicarse, para compartir información, para la salud, los alimentos, la compra de productos y entrega a domicilio, y otros.

Empresas y negocios que requieren adaptarse y mantenerse, incluso crecer, que están enfocando en la Transformación Digital de Negocios. Necesitan una estructura en su Modelo de Operación, que permita dos cosas:

• La adaptabilidad y flexibilidad de procesos diseñados para el control y la mejora continua
• La integración de las tecnologías emergentes que optimice su operación

Ahora bien, cuando se implementa correctamente un Modelo a Procesos de Negocio para el impulso de iniciativas hacia la Transformación Digital de Negocios, ¿qué beneficios genera?

Y, digo “correctamente” porque la implementación de la Gestión por Procesos es un proyecto que requiere tiempo, dinero y esfuerzo.

La Gestión por Competencias y la participación proactiva y propositiva de los responsables de la Administración o Gestión de Capital Humano en las empresas es fundamental, ya que la transformación digital de las empresas, ocurre dentro de una cultura organizacional que le dé el impulso que necesita, por medio de colaboradores valiosos, que cuenten con las competencias, comportamientos y una cultura de trabajo colaborativo genuino.

No obstante, cuando se implementa correctamente, los beneficios son enormes, entre los cuales encontramos:

• Aumentar la facturación de la empresa, con nuevas líneas de negocio basadas en las tecnologías emergentes y una operación controlada.
• Estructura y Organización, la capacidad de contar con Procesos y Programas de Trabajo que le permiten a los equipos de colaboradores enfocar en lo que debe hacerse y cómo hacerse, con los recursos necesarios, con las competencias necesarias, y lograr sus objetivos, y esto genere la evidencia para repartir bonos, incentivos o coscorrones a quien haya participado según las responsabilidades y planes.
• Optimizar la infraestructura tecnológica y crear valor para sus clientes de manera rentable para la empresa, es decir, que sean una inversión y no un costo.
• Capitalizar el Conocimiento, la Experiencia, el Talento y la Creatividad de sus equipos de colaboradores al participar en su Estrategia de Transformación Digital aportando ideas innovadoras para destacar en la competencia, y una muy buena:
• Mayor Libertad de los Directivos y Empresarios, al contar con el control de su operación orientada a resultados, y dedicarse con mayor esmero a las responsabilidades que les son propias, que son la Dirección, los negocios, los proyectos especiales, sin descuidar el cumplimiento normativo, por medio de mecanismos que lo permiten y están en el corazón de la Gestión por Procesos.

Estos son algunos de los beneficios que se obtienen por la implementación de un Modelo de Operación a Procesos que despliega una Estrategia actualizada hacia una operación efectiva y controlada.

Y bien, ¿cómo se logra?

Con el Modelo ADDII hemos diseñado, desarrollado e implementado Modelos de Procesos para organizar empresas e instituciones, que integren Tecnologías, Infraestructura, Mejores Prácticas y Estándares, que tengan una alineación y un sentido de generación de valor y sean impulsadas por las tecnologías emergentes.

El Modelo ADDII (Análisis, Diseño, Desarrollo, Integración e Implementación Temprana), es un conjunto de pasos que diseña una solución a tu medida, para organizar tu empresa o unidad de negocio bajo las mejores prácticas de la Administración Moderna en su modalidad de Gestión por Procesos, e integra lo que se necesita para generar valor. Una estructura ágil y controlada, que integra procesos, capital humano de alto desempeño y tecnología para aumentar la capacidad de competitividad organizacional.

Habría que describir cada uno de los elementos de esta definición, y esto lo hacemos en nuestros cursos-talleres y servicios de consultoría, pero avancemos para mostrarte el Modelo ADDII.

Son 5 fases que pueden integrarse de manera progresiva y creciente, es decir, como lo vaya necesitando tu empresa u organización, así como sus posibilidades, desde un proyecto pequeño, que da resultados en tres meses, o un proyecto mediano que va de 6 a 8 meses.

Veamos cada uno de los 5 pasos del Modelo ADDII, y al final podrás descargar unos documentos útiles para ti.

El Primero es el Análisis 4 A, en cuatro dimensiones, La Primera A Analiza la estrategia actual y sus resultados en los últimos años, con la información que se cuente, así como la descripción detallada de sus directivos de más alto nivel. Para ello se llevan algunos cuestionarios con reactivos y formularios mu enfocados para obtener esta información.

El segundo Análisis es el Empresarial, como un Assessment o diagnóstico que provee información altamente valiosa de la empresa para entender sus capacidades organizacionales actuales, sus procesos, la tecnología y sus sistemas, su cultura organizacional, sus limitaciones y problemas actuales, su estilo de gestión, su propuesta de valor, entre otras dimensiones que son analizadas.

El Tercero es el Análisis de Marco de Referencia que integra: normatividad aplicable, proyectos anteriores, mejores prácticas del sector, estudios de entorno y se realiza una técnica de walktrought para la identificación de factores clave que interactúan con la empresa.

El Cuarto Análisis es de Valor, que aparece al final, no por menor prioridad o importancia, sino porque se enfoca en entender todo lo anteriormente analizado y su funcionalidad e interdependencia para producir resultados, es decir en valor al mercado, a sus clientes, a sus accionistas y el impacto positivo hacia factores relacionados como la sociedad y el medio ambiente. Por supuesto también a organismos reguladores.

Al realizar esta etapa inicial 4 A, se comienza a vislumbrar un Diseño de la Arquitectura Organizacional, de tu Modelo de Negocio, de tu Cadena de Valor, de la integración de Aplicaciones y Sistemas, de la Gestión de la Información y de los Datos, así como la Arquitectura de la Infraestructura Tecnológica, y de los Modelos que necesites, por ejemplo; un Modelo de Calidad en el Servicio y Medición de la Satisfacción del Cliente, un Modelo de Desarrollo de Competencias, un Modelo de Comunicación Interna, entre otros.

Aquí, en la fase 2, determinas cómo quieres llegar a donde quieres llegar.

Pero, en alto nivel, requiere prototipos, Modelos Funcionales, Organigramas a Procesos, Mapas de Procesos, Cadena o cadenas de Valor, Arquitecturas de Tecnología, de Información y Datos, y por supuesto de Sistemas. Un componente clave que integra todo esto es el Programa Operativo Anual, con sus OKR, es decir, los Objetivos y las acciones clave orientadas a las metas intermedias más importantes.

A esto, los expertos, le han llamado, alineación a la estrategia, o Alineación Estratégica.

Desarrollo. Aquí es donde se filtran muchos proyectos, se atoran y fracasan pues la etapa siguiente es EL DESARROLLO. Donde se construye toda la estructura: Las áreas funcionales, sus procesos, sus objetivos en cascada, subprocesos y procedimientos, reglas, controles, identificación de riesgos, infraestructura tecnológica, sistemas, aplicaciones, gestión de datos, configuraciones y gestión de activos, catálogos de servicios, indicadores, perfiles laborales, expedientes, análisis de brechas, valoración de desempeño y muchos más componentes, pero no más de los necesarios, aprobados y validados para su desarrollo. Y por supuesto, los procesos de mejora continua, que mantendrán el modelo ágil y esbelto.

Integración. Posteriormente se integran con un sentido lógico y alineado a la propia empresa y sus objetivos estratégicos las tecnologías emergentes, tales como RFID, Drones, cámaras de seguridad inteligentes, sistemas integrados que convivan y trabajen en coordinación para objetivos claros, únicos y compartidos. Tableros de Inteligencia de Negocios, el Internet de las cosas, Aplicaciones de nueva generación, Big Data, tecnologías de ciberseguridad, aprendizaje automatizado, Robotic Process Automation. Se integran los componentes necesarios, no los que estén de moda. Se integran los que ya se tengan, que son considerados desde el diseño.

Y por supuesto, se integran los componentes y modelos necesarios, como Indicadores, Controles, Reglas, Estándares, Perfiles Laborales, Programas de Desarrollo de Componentes, Manuales de los Modelos aprobados, entre otros.

Y finalmente, la etapa 5 del Modelo ADDII es la Implementación Temprana, que despliega todo lo diseñado, con técnicas de liberación, de transferencia de tecnología y conocimiento, que permitan una utilización temprana del Modelo y sus Tecnologías Emergentes, así como los procesos de mejora continua que miden el desempeño y los resultados tempranos de los procesos y del modelo, que permitirán eficientar los recursos con mejores y mayores capacidades organizacionales. En otras palabras, poner en marcha todo, medir los resultados y sus procesos, para saber que arreglar o mejorar. Donde la gente son clave, así como el conocimiento de lo realizado en el proyecto, que es la base, es el medio, es el elemento clave que le da seriedad y sustento a todo el Modelo ADDII.

El Conocimiento.

Individual y organizacional.

En Equipo mabrieno de Aprendizaje Colaborativo contamos con Cursos – Talleres de Capacitación y entrenamiento, en línea, que tiene una mesa de aprendizaje colaborativo que te acompaña dándote tutoría para los ejercicios prácticos que te permitirán una adquisición de conocimiento con mayor nivel de profundidad.

Así como Servicios de Consultoría, que tienen una modalidad semipresencial, para adaptarlos a una realidad demandante y que tenemos a tus órdenes.

El testimonio de nuestros clientes nos respalda y el trabajo de más de 23 años en la capacitación de calidad y la consultoría.

Registrate para recibir los documentos del Modelo ADDII, donde encontrarás un Formulario para realizar un Diagnóstico de Madurez que te permita saber, la brecha que debes recorrer para lograr contar con las bases para desarrollar una Estrategia sólida para la Transformación Digital de Negocios y logres excelentes resultados de generación de mayor ingreso y optimización de recursos.

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Somos equipo mabrieno de Aprendizaje Colaborativo y nos puedes encontrar en [email protected] y en www.mabrieno.com

Muchas gracias.

Mario Brieño