Hacia la Transformación Digital

Reorganizate a Procesos. Paso 2 de 3

Hola Yo Soy Mario Brieño, bienvenidos a la sesión dos, donde hablaremos del tema: “Hacia la Transformación Digital, sin morir en el intento”, segundo paso de tres: ReOrganiza tu Operación a Procesos.

Un empresario de alto nivel, me detuvo al terminar una exposición, para decirme: “me quedó a la medida tu frase “antes de comenzar una estrategia de Transformación Digital, debes hacer algo previo: corregir el despelote que tienes en tu organización”

Entonces el Ing. Eme y su equipo, al cual se sumó nuestro equipo mabrieno de consultoría, diseñamos juntos un Plan Estratégico a tres años que, al tenerlo claro, lo superaron casi un año antes. Un plan con metas claras y objetivos específicos, indicadores, OKR’s, reglas y responsabilidades bien definidas.

Y mira, eso sucedió, cuando ¡el Modelo de Operación a Procesos que desarrollamos aún no estaba implementado al 100%!

Esta, para nosotros, fue una muestra clara, que al tener establecido claramente el rumbo de la organización y con un liderazgo verdadero y de buena comunicación, todos comienzan a alinearse para lograrlo.

Ahora bien, la Mejora Continua, la verdadera, la que genera mucha utilidad Y, la Transformación Digital que te escalan a niveles de rentabilidad y de competitividad sorprendentes, suenan muy bien, pero:

Si no tenemos una base bien estructurada que responda ágilmente a los cambios de tu ecosistema, de tu mercado. Si no tenemos una estructura que siente los fundamentos que impulse la integración de tecnologías emergentes o de nueva generación, lo único que obtenemos es desperdicio de gran parte de esa tecnología y, tal vez, mostrar “maquilladamente” que “ya tenemos una estrategia de Transformación Digital”, no obstante, que es endeble, vulnerable y resultará en mayores costos de operación y en una subsecuente disminución en tus índices de rentabilidad; si es que esos indicadores los tenemos bien establecidos en nuestra empresa.

Un gran porcentaje de empresas que adquieren tecnologías, sistemas, infraestructura, aplicaciones y tecnologías emergentes, tales como:

  • Business Intelligence, o Tableros de Control automatizados, que extraen datos, los procesan y los exponen en un tablero dinámico que muestra el desempeño de los procesos; son subutilizados en más del 70% de su potencial, de sus funcionalidades.
  • Big Data, o Data Management, que produce datos, que son procesados y analizados, pero que se pierde mucho de su potencial por no contar con un modelo establecido, estandarizado para procesarlos, no obstante, que los sistemas de gestión de datos, tienen sus procesos ya establecidos desde su origen, pero si contaras con procesos estandarizados y formalmente establecidos, desde una correcta taxonomía de los datos, te podrían facilitar su extracción y procesamiento, y entonces si un análisis ágil, para generar estrategias que impacten positivamente los resultados de la organización, tanto comerciales, como financieros. Por ejemplo, el modelo de costeo de valor añadido, que es una disciplina de fino detalle y gran impacto.
  • Smart Factories, para la Industria 4.0, con muchos elementos tecnológicos, como el Internet de las cosas, los sistemas de conectividad, los vehículos de logística autónomos, la realidad virtual, la impresión 3D, la Integración de Sistemas y muchas más, resultan en un enorme gasto, que puede generar mucho valor si están integrados con procesos estandarizados, con funciones y responsabilidades claras, indicadores bien desarrollados, sin embargo, la mayor parte de ellas resulta en una adquisición que no termina de implementarse para ser altamente funcional y efectiva. Sistemas que no se comunican unos con otros, sistemas cuyas funcionalidades se subutilizan en más de un 50%
  • Seguridad Inteligente de Plantas, cámaras de video, drones, sensores, alarmas, es otro tema que puede facilitar la integración de requerimientos de estándares de seguridad de procesos, de productos, seguridad personal, que terminan siendo utilizadas de una manera muy básica, teniendo las características de funcionalidad, que pudieran mostrar datos e información clave para aumentar los beneficios, aumentando la confiabilidad, la velocidad de los procesos, la visibilidad de los procesos, la trazabilidad de los productos, la reducción de costos, la prevención de malas prácticas como el robo y muchas cosas más…

Un ejemplo es la empresa TBKBox en México, que utiliza tecnología de seguridad para hacer recorridos virtuales en tu empresa, dar trazabilidad a productos y procesos, cumplir con normas de seguridad y controles en puntos críticos y otras aplicaciones a la tecnología de la seguridad y sus funcionalidades que casi no son aprovechadas.

Sin embargo, observamos en la mayoría de las empresas, tanto de manufactura, como de logística, de servicios, de tecnología, financieras, de salud, comerciales…. que, aun tienen mucho que trabajar antes para lograr que esa infraestructura tecnológica, esos recursos de nueva generación, sean mucho más que fierros, cables, servidores, computadores, cámaras, sistemas, aplicaciones, sensores, tarjetas, móviles, y muchas cosas más… y no se conviertan en costo, sino en inversión.

Es posible, que se conviertan pronto en recursos obsoletos y que requieran de licenciamientos, mantenimiento, upgrades, actualizaciones y pagos y más pagos. Debemos en las empresas, hacer algo, para evitar que se conviertan en desperdicio y maquillaje.

Debemos estructurar nuestras empresas, actualizando nuestros procesos y que estos sean efectivos, es decir: Adaptables, Flexibles y eficientes… en otras palabras ágiles y preparados para la mejora continua. ¿Qué quiere decir, que tus procesos estén listos para la mejora continua?, con verdaderos Indicadores de Desempeño: OKR’s, Indicadores para Proyectos, Indicadores de Procesos, Indicadores de Servicios, Indicadores Tecnológicos, Indicadores Financieros, Indicadores de Desempeño Personal.

Entonces; vincularlos en un árbol de indicadores para ser procesados por medio de herramientas estadísticas y crear cubos de variables o los famosos KPI’s, -alineados a las metas y objetivos. Sin embargo, encontramos que no tienen procesos formales, actualizados, bien comunicados, bien establecidos y en mejora continua, de hecho, ¿sabes cuál es uno de los principales “hallazgos o no conformidades” que en toda verificación o auditoria se hace presente en los reportes?

  • Hallazgos que tienen que ver con los procesos.

La propuesta es actualizar un Modelo de Operación a Procesos.

Pero, qué es y qué contiene un Modelo de Operación a Procesos de Negocio, pues comúnmente es simplificado, por un afán reduccionista, de hacer las cosas por encimita, Que es un Modelo de Operación a Procesos, también confundido con un Manual de Políticas y Procedimientos solamente.

Sí, el Manual de Organización, el Manual de Políticas y Procedimientos, un Manual de Operación, un Manual del Sistema de Gestión, son PRODUCTOS que derivan de un MODELO DE OPERACIÓN A PROCESOS DE NEGOCIO.

Para dar claridad, tenemos que ir al concepto de MODELO, como una representación de algo, en este caso de la gestión empresarial, es la representación gráfica, descriptiva y numérica de tu Organización.

Representa el CÓMO vas a lograr los objetivos establecidos en tu PLANEACIÓN, la planeación representa el QUÉ. El Modelo de Operación a Procesos de Negocio, el “CÓMO”.

¿Cuáles son los elementos que conforman el Modelo de Operación a Procesos de Negocio?

Lo primero es tener una representación de las “áreas” funcionales, o funciones de la organización, como en un Equipo de Futbol, la ofensiva, la defensiva, la media, la banca, los administradores, los que coordinan las jugadas, los que habilitan los materiales, entre otros.

En la Gestión Empresarial, tenemos el FRONT OFFICE que son representados por la Función Comercial, el desarrollo de negocio, los vendedores, servicio a clientes, la gestión de mercadotecnia, entre otros.

También tenemos el BACK OFFICE, representado por la Administración de Recursos y las Finanzas, donde se encuentran Gestión de la Cadena de Suministros, Gestión de Materiales y Activos, Contabilidad, Recursos Humanos, entre otros.

Debemos contar con un área Funcional que Opere, cabe señalar que el tipo de actividad de la organización o institución, diseña sus áreas funcionales dependiendo de su propia operación. Y, finalmente, una Función que cada vez cobra mayor relevancia, y que la tiene, en la medida de la madurez organizativa de la empresa, y es: La Función Tecnológica, de Proyectos Especiales, Aseguramiento de Calidad y mejora continua, incluso Desarrollo Tecnológico. Insisto, depende de la empresa, su sector económico y su propia madurez organizacional, que requiera esta función y su estructura organizacional, así como su robustez.

En el Modelo de Operación a Procesos de Negocio debemos definir a los Procesos del Equipo Directivo y Gerenciales, que también dependen del tamaño de tu negocio u organización. Sí, procesos gerenciales para programar actividades, coordinar a sus equipos, asegurar la habilitación de recursos y capacidades, monitorear, reportar avances y liderar la mejora continua.

Y, por último, los Procesos de la Unidades Estratégicas de Servicio que dan soporte a los procesos de la Cadena de Valor y otros procesos, de hecho, todos los procesos. Como pequeñas o grandes unidades de servicios internos para las tecnologías de la comunicación, el mantenimiento, la gestión de capital humano, la mercadotecnia, los proyectos especiales, entre otros.

Dentro de estas funciones, aparecen los Procesos y su relación, con otros procesos, la Cadena de Valor, y los subprocesos y procedimientos, hasta llegar a actividades y tareas.

Lo importante es definir objetivos para cada uno de ellos y su alcance, a esto se le conoce como alineación estratégica.

Dentro de cada uno de estos procesos a sus diferentes niveles de gestión, subprocesos y procedimientos, son integrados los siguientes componentes, pueden ser todos o los que necesites con base en tu empresa y sus requerimientos. Pues no se deben integrar más de los necesarios para cumplir, pero tampoco menos para que tu proceso sea mínimamente funcional o ambiguo.

  • Roles y Responsabilidades, permiten desarrollar los Perfiles laborales, análisis de brechas para establecer competencias y comportamientos necesarios, es decir, es una de las fuentes más importantes para la Gestión por Competencias, tema de nuestra siguiente sesión, no te la pierdas.
  • Reglas de Operación, que despliegan las Políticas de lo que debe y no debe hacerse en la operación, así como lo que puede y no puede hacerse en ella. Este componente alimenta el Manual de Políticas de una empresa, su cumplimiento normativo, los estándares de seguridad, y determina las reglas en los procesos para que fluyan de manera estandarizada, también son la base para la Sistematización.
  • Indicadores, en este caso, se integran indicadores de procesos, vinculados a otros, como pueden ser de servicios, tecnológicos, financieros. La clave es que deben extraerse datos y métricas de los Procesos a nivel procedimiento, que al ser procesadas se convierten en indicadores, al ser ordenados, ponderados y analizados para entender el desempeño de los procesos con su alineación a métricas y objetivos, entonces sí, se convierten en indicadores.
  • Requerimientos Funcionales de los Sistemas, aquí está la clave para la integración de tecnologías emergentes, tales como las que hemos ejemplificado, es aquí donde se instrumenta tu estrategia de Transformación Digital.

Los procesos ya rediseñados, pueden ser analizados para que, en la medida de su valor generado, en cada una de las actividades y su complejidad, puedan ser automatizadas, facilitadas, agilizadas, por medio de una tecnología. Entonces, el Robotic Process Automation, la Inteligencia Artificial, los sistemas ERP’s, CRM, WMS, el Internet de las Cosas, los Robots, como los Vehículos autónomos con GPS y muchas cosas más podrán integrarse de manera óptima y no generar tanto desperdicio.

Por favor, no caigas en estas irresponsables formas que tienen algunos proveedores, donde te invitan a hacer un “Assessment, o un webinar gratuito” (herramientas muy útiles, por cierto), y terminan haciéndote ver que, para tu Estrategia de Transformación Digital, lo que tu empresa necesita, es “comprarles a ellos o pagarles rentas, licenciamientos periódicos”.

O peor aún, adquirir estas tecnologías, porque están de moda, sin una estrategia, y lo único que obtienes es desperdicio y maquillaje.

Existen otros componentes y requerimientos particulares de estándares y normatividad que el Modelo de Operación debe cumplir, particularmente los Riesgos de diferentes formas que cuando cuentas con un Modelo de Operación a Procesos de Negocio, descrito a un cuarto o quinto nivel, pueden ser identificados.

Esto nos permite impulsar iniciativas de Transformación Digital para generar valor y no desperdicio.

Antes de una Estrategia de Transformación Digital, reorganizate a procesos.

Sin embargo, no es todo lo que debemos hacer, hay más cosas, pero una requiere de una mención especial, y es el tercer componente mínimo necesario para que encares el desafío tecnológico de manera efectiva y es: LA GENTE, el Capital Humano, que es el tema de nuestra siguiente sesión en esta serie. Te presentaré uno de los temas más contradictorios y que me han causado un gran conflicto que ya te expondré.

La Organización y mejora de los Procesos son el centro de nuestro negocio, es ayudarte a reestructurar tu empresa o departamento a Procesos alineado a tus objetivos, contamos con un curso inicial de Procesos en un Diplomado completo y lo tenemos en promoción especial a un precio muy económico, en la descripción de este video puedes encontrar la liga y verás cómo te será de mucha utilidad, además contamos con servicios de consultoría para que lo hagamos juntos en tu empresa u organización.

Por último, agradecerte que hayamos llegado al final de nuestra sesión 2 de 3 e invitarte a la sesión 3 y que te suscribas a nuestro canal y activar las notificaciones, para que estemos en contacto, o bien, escribirnos a [email protected], si necesitas mayor información de nuestros servicios.

Muchas gracias.

Ing. Mario Arturo Brieño Martínez

[email protected]

Consultoría y Capacitación para la implementación de la Gestión por Procesos a todo Latinoamérica

[email protected]

Whatsapp: 52+ (55) 7834 3803

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